Visueel Notuleren
Visueel Notuleren helpt het overleg en vergemakkelijkt het nemen van besluiten
Brainstormsessies, projectvergaderingen of het wekelijkse overleg binnen een team: als er hard gewerkt wordt, passeert zeer veel informatie in korte tijd. Overzicht houden als deelnemer betekent constant je aandacht moeten verdelen.Tussen actief deelnemen aan het overleg, het bijhouden van eigen aantekeningen en wat nog beschikbaar is in het geheugen.
Klassiek notuleren: Iemand anders schrijft notulen, los van het proces van overleg. Deze klassieke notulen komen pas achteraf beschikbaar, lang nadat het overleg geweest is en zijn geen hulp voor overzicht op dit moment. Aan het begin van het volgend overleg nemen klassieke notulen ook weer tijd en energie weg uit het proces. Toch is het vaak het gebruikelijke middel om te proberen alles wat van belang is overzichtelijk te houden en te behoeden voor vergeten.
Visueel Notuleren: Ik teken de hoofdlijn van het gesprek op een flap-overbord of op grotere bladen papier aan de wand. Daar verschijnen zo “live” tekeningen, schema’s en trefwoorden die de inhoud in beeld brengen. Doordat alle bladen één voor één ontstaan en in het zicht blijven, behoud iedereen zonder moeite overzicht. Heel het proces en de genomen besluiten blijven voor iedereen duidelijk. Ook kan de voorzitter of één van de aanwezigen gemakkelijk terug grijpen op iets dat eerder besproken is. Letterlijk, door de aandacht weer te richten op het bijbehorende deel van het verslag aan de wand.
Effecten op het proces en de informatie:
- Vergaderingen worden leuker
- Vergaderingen worden effectiever
- Besluiten worden sneller en met meer kwaliteit genomen
- Mensen worden actiever en zijn meer betrokken bij de inhoud
- De informatie wordt “van ons”
- Beelden werken sneller en informatie is makkelijker op te nemen
- De informatie wordt overzichtelijk en toegankelijk, ook voor mensen die minder “talig” zijn.
- Alle deelnemers kunnen direct controleren of het getekende verslag klopt met wat besproken en bedoeld is
- Verbanden, tegenstellingen en open kwesties komen voor het eerst duidelijk en op een aansprekende manier in beeld.
- De relevante thema's en details blijven allemaal in beeld.
- Een beslissing wordt zichtbaar verbonden met de consequenties, afspraken en vervolgstappen die in beeld gekomen zijn.
- Bij de start van een volgend overleg ziet iedereen het getekend verslag van het vorige gesprek aan de muur terug. De informatie is snel weer paraat.
Neem contact op om te ontdekken wat visueel notuleren kan betekenen voor uw project, bedrijf of symposium.